مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت دوم؛ ثبت و نگهداری اسناد مالی

مدیریت امور مالی

 

در قسمت اول این مجموعه به اهمیت مدیریت امور مالی شخصی اشاره کردیم و اینک در قسمت دوم به ادامه این بحث می‌پردازیم:

برای مدیریت وکنترل کامل امور مالی خود باید سه مولفه را در نظر بگیریم و هر کدام را به درستی اجرا کنیم. این مولفه‌ها عبارتند از:

مولفه اول: ذخیره و نگهداری تمامی تراکنش‌ها، فاکتورها و صورت‌حساب‌های مالی که در طول روز استفاده می‌کنیم.

مولفه دوم: ایجاد صورت‌های مالی شخصی شامل ترازنامه  و صورت‌حساب گردش وجوه نقد

مولفه سوم: ایجاد و به‌کارگیری فایل بودجه‌بندی ماهانه

در این نوشته به بررسی مولفه‌ی اول می‌پردازیم.

اولین مولفه در مدیریت امور مالی شخصی این است که یک بایگانی کامل از تمامی اسناد مالی، صورت‌حساب‌ها، تراکنش‌ها، فاکتورها و … داشته باشیم. این کار باعث می‌شود یک سری مدارک رسمی از تصمیمات مالی که در طول روز انجام می‌دهیم در دست داشته باشیم.

اگر واقعا می‌خواهید مدیریت امور مالی خود را به دست بگیرید باید یاد بگیرید که چگونه هرچیزی را که مربوط به امورات مالی است نگهداری کنید و برای هر کدام سطح امنیتی مناسب را لحاظ کنید.

در ابتدا قانونی برای خود تعریف می‌کنیم:

«همهی تراکنشهای مالی باید دارای سند باشند»

حتی اگر خواستید پولی به یکی از نزدیک‌ترین دوستان‌تان قرض دهید سعی کنید از مجرای بانکی باشد تا بتوانید بعدا سندی برای این انتقال ارایه دهید یا اگر پول را دستی به کسی پرداخت کردید حتما یک برگ رسید از گیرنده دریافت کنید و چه بهتر که این کار در حضور یک شاهد باشد.

فیش‌های واریزی یا دریافتی از بانک، رسید تراکنش‌های عابربانک‌‌ها، مدارک بیمه، مدارک مالیات، مدارک پرداخت یا تسویه اقساط بانکی، مدارک پرداخت قبوض آب و برق و گاز و تلفن، اسناد مالی شامل سند خانه و ملک و ماشین، چک‌های دریافتی از دیگران، تصویر یا ته‌برگ چک‌های پرداختی به دیگران، دسته چک بانکی، دفترچه‌ حساب‌های بانکی، کارت‌های عابر بانک، اسناد مربوط به سهام و اوارق مشارکت و خلاصه هر چیزی که مربوط به امور مالی باشد باید به صورت درست و صحیح و در طبقه‌ی اولویت‌بندی مربوط به خود نگهداری شود.

بدیهی است که شما هرگز اسناد پرداخت قبوض آب و برق را با اسناد خانه یا ملکی که دارید در یک اولویت قرار نمی‌دهید و در یک مکان هم نگهداری نمی‌کنید.

پس از همان ابتدا باید یک طبقه‌بندی برای نگهداری اسناد داشته باشیم. برای این کار کافی‌ست سه مکان در نظر بگیریم که عبارتند از:

مکان اول: یک فایل دم‌دستی برای نگهداری فاکتورهای خرید کالا، رسید تراکنش‌های بانکی، قبض‌های پرداختی و هر نوع رسید مالی که در طول روز دریافت می‌کنید. ممکن است در طول روز خیلی وقت نداشته باشید که به دسته‌بندی و تنظیم اسناد مالی بپردازید بنابراین این فایل باید دم‌دست باشد تا بتوانید هر روز به آن مراجعه کنید و اسناد دریافتی‌ها و پرداختی‌های آن روز را در آن قرار دهید. حتی کارت‌های بانکی و دفترچه حساب‌های بانکی هم می‌تواند در این فایل قرار گیرد. با مراجعه به نوشت‌افزارها می‌توانید نمونه‌های متنوعی از این نوع فایل‌ها را ببینید و یکی مناسب با سلیقه‌ی خود انتخاب کنید.

مکان دوم: یک فایل دیجیتالی که فایل اسکن‌شده هر کدام از رسیدهای بالا را در خود جای داده است. مثلا اگر پولی بابت خرید در فروشگاه در تاریخ مشخصی خرج کرده‌اید فایل اسکن شده‌ی همین فاکتور را در این فایل دیجیالی نگهداری کنید. البته خود فاکتور خرید هم در فایل مکان اول نگهداری می‌شود. شماره‌سریال اسنادی که دارید به همراه خود این فایل‌ها باید به صورت اسکن‌شده نگهداری شوند. خلاصه از هر نوع سندی که دارید از کم‌ارزش‌ترین آنها گرفته تا با ارزشترین‌شان حتما به صورت اسکن شده در این فایل دیجیتالی نگهداری شود. و حتما یک نسخه از این فایل را در فضا‌های ابری که فضایی به صورت مجانی جهت نگهداری فایل‌ها به شما می‌دهند نگهداری کنید. حتی می‌توانید هر سال محتویات این فایل‌ها را بر روی یک دی‌وی‌دی هم ذخیره کنید و به نام اسناد مالی سال مورد نظر در جایی دیگر نگهداری کنید.

مکان سوم: یک فضای بسیار امن و مطمئن جهت نگهداری اسناد مالی که ارزش بسیار بالایی دارند. این مکان می‌تواند یک گاوصندوق ضد حریق یا صندوق امانات بانک باشد. در این صندوق، اسناد خانه، املاک، ماشین و چیزهایی از این دست نگهداری می‌شود همچنین اگر از گاوصندوق استفاده می‌کنید می‌توانید اسناد شناسایی هویت نظیر شناسنامه، کارت ملی و غیره را هم دراین صندوق نگهداری کنید و علاوه بر این‌ها چک‌هایی که از دیگران گرفته‌اید یا دسته چک حساب بانکی خودتان، ارز یا پول نقد، طلا و جواهرات و خلاصه هر چیزی که ارزش بالایی دارد باید در این مکان نگهداری شود. برای این که ارزش این مکان را درک کنید حالتی را در نظر بگیرید که خدای ناکرده خانه‌ی شما دچار یک آتش‌سوزی جزیی شده است آن وقت چه بر سر اسناد با ارزش شما که همگی کاغذی هستند می‌آید؟ حتی اگر بتوانید برای بعضی از آنها المثنی هم تهیه کنید باز هم باید وقت علاوه بر هزینه‌ی اضافی، وقت زیادی هم به آن اختصاص دهید در حالی که با یک کار عاقلانه قبل از وقوع حادثه می‌توانید خیال خود را از وقوع برخی حوادث راحت کنید.

اما سئوالی که مطرح می‌شود این است که تا چه زمانی این اسناد باید در این مکان‌ها نگهداری شوند؟

در مکان اول که محل نگهداری اسناد مالی روزانه است با توجه به این که هر سند یک زمان اعتباری مربوط به خود دارد پس می‌توانید برای هر کدام جداگانه تصمیم‌گیری کنید. مثلا قبض آب یا برق که پرداخت شده است تا زمانی که قبض جدید صادر می‌شود اعتبار دارد و چنانچه در قبض جدید از لحاظ مبلغ تناقضی وجود نداشت می‌توانید قبض قبلی را از اعتبار ساقط کنید البته می‌توانید هر شش ماه یکبار یا سالی یکبار هم به بررسی اسناد این مکان بپردازید و برخی از آنها را دور بیاندازید.

در مکان دوم شاید با وجود فضاهای حجیمی که امروزه در دسترس است هرگز نیاز نداشته باشید که فایلی را حذف کنید پس اجازه دهید این فایل‌ها به همین شکل در این مکان بمانند. اما توجه داشته باشید که برای نام‌گذاری این فایل‌ها یک روشی مخصوص به خود داشته باشید که راحت‌تر بتوانید فایلی را جستجو کنید. مثلا می‌توانید اسناد را بر اساس درجه یک تا پنج نام‌گذاری کنید و در جلوی نام درجه هر سند یک شماره متمایز با شروع از یک قرار دهید برای مثال برای اسناد با ارزش از رقم یک در ابتدای نامگذاری استفاده کنید و در ادامه با یک خط تیره شماره‌گذاری را انجام دهید.

نامگذاری اسناد مالی

 

اسناد مکان پنجم هم معمولا با چیزهای دیگری تعویض می‌شوند و دورانداختنی نیستند.

شاید انجام این کارها در ابتدا کمی برایتان سخت باشد اما برای مدیریت امور مالی جزو اولین قدم‌هاست و حتما باید بتوانید اسناد مالی خود را به صورت درست و منطقی بایگانی کنید.

در قسمت سوم به بررسی صورت‌های مالی شامل ترازنامه و گردش وجوه نقد می‌پردازیم.

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت اول؛ لزوم قبول مسئولیت

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت دوم؛ ثبت و نگهداری اسناد مالی

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت سوم؛ ایجاد فایل ترازنامه

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت چهارم؛ ایجاد فایل صورت‌حساب گردش وجوه نقد

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت پنجم؛ ایجاد فایل بودجه‌بندی-۱

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت ششم؛ ایجاد فایل بودجه‌بندی-۲

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت هفتم؛ لزوم تحلیل و ارزیابی اسناد مالی

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت هشتم؛ تحلیل SWOT

مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت نهم؛ نکته‌های کاربردی مهم

مطالعه بیشتر