دوره آموزشی اصول پایه‌ای سواد مالی – عادت‌های خوب هنگام خرید- مستندسازی اسناد خرید – قسمت دهم

مستندسازی

تاکنون دو دوره زمانی را درفرایند خرید کردن مورد بررسی قرار دادیم.

دوره اول که دوره قبل از خرید نامیده می‌شود و شامل اقدامات و عادت‌هایی می‌شد که یک فرد حرفه‌ای قبل از این که به صورت واقعی به خرید بپردازد انجام می‌داد. این اقدامات شامل ایجاد فایل بودجه‌بندی در ابتدای هر ماه و تحقیق قیمتی قبل از خرید کردن بود. در لینک زیر می‌توانید به این درس دسترسی داشته باشید

نوشته مرتبط: دوره آموزشی اصول پایه‌ای سواد مالی – عادت‌های خوب در خرید کردن -بودجه‌بندی– قسمت ششم

دوره دوم، دوره ضمن خرید نامیده می‌شود و شامل اقداماتی است که یک فرد حرفه‌ای دقیقا در هنگام خرید کردن رعایت و اجرا می‌کند. این اقدامات را می‌توانید در لینک زیر مشاهده کنید.

نوشته مرتبط: دوره آموزشی اصول پایه‌ای سواد مالی – عادت‌های خوب هنگام خرید- تحقیق قیمت – قسمت هفتم

و حالا دوره سوم در فرایند خرید کردن را مورد بررسی قرار می‌دهیم. در این دوره اقدامات و عادت‌هایی را بررسی می‌کنیم که یک شخص حرفه‌ای بعد از خرید کردن آنها را به انجام خواهد رساند.

دقت داشته باشید که اگر ما خرید کردن را فقط شامل لحظه خرید بدانیم هرگز نمی‌توانیم خریدهای درست و حسابی داشته باشیم و اغلب خریدهایی که خواهیم داشت پر از اشتباه و پشیمانی خواهد بود و البته در این میان پول خود را هم از دست می‌دهیم.

اما اگر خریدی حساب‌شده و از روی برنامه داشته باشیم هرگز دچار پشیمانی در خرید نمی‌شویم و پول خود را دقیقا در جایی خرج کرده‌ایم که ضرورت داشته است بنابراین استفاده بهینه و عالی از پول خود کرده‌ایم.

ضمنا در حالی که از روی برنامه‌ریزی خرید کنیم همیشه می‌توانیم پولی برای آینده به صورت پس‌انداز داشته باشیم.

عادت‌های خوب در دوره بعد از خرید

عادت اول: مستندسازی اسناد خرید

مستندسازی اسناد خرید شامل تمام آن مدارک و فاکتورها و رسید تراکنش‌هایی می‌شود که شما ضمن خرید آنها را از فروشنده دریافت کرده‌اید.

این اسناد همگی باید در یک‌ جای امن و معتبر نگهداری شوند تا در آینده که نیاز به رجوع مجدد به آنها شد بتوانیم به آسانی دسترسی داشته باشیم.

و البته ناگفته نماند که برخی از این اسناد هم خیلی زود درجه اعتبارشان ساقط می‌شود و لازم نیست دیگر نگهداری شوند.

اما بهرحال تا زمانی که این اسناد می‌توانند محل رجوع شما باشند باید در جایی نگهداری شوند.

در این مقاله یک بحث مفصل راجع به مستندسازی و نگهداری از اسناد مالی داشته‌ایم حتما قبل از ادامه این بحث به این مقاله نگاهی بیاندازید تا با روش‌های نگهداری این اسناد بیشتر آشنا شوید.

نوشته مرتبط: مدیریت امور مالی شخصی در عمل: قسمت دوم؛ ثبت و نگهداری اسناد مالی

چون حدس من این است که مقاله بالا را مطالعه کرده‌اید پس دیگر تکرار مکررات نخواهیم کرد و اینجا می‌خواهم علاوه بر روش‌هایی که در مقاله بالا به آنها اشاره شده است یک روش دیگر هم برای مستندسازی اسناد خرید به شما معرفی کنم.

فقط توجه داشته باشید که این روش جدید که در اینجا ذکر می‌کنیم نمی‌تواند به جای روش‌های اشاره شده قبلی مورد استفاده قرار گیرد و باید در کنار آنها استفاده شود.

یعنی شما علاوه بر این که به صورت فیزیکی اسناد خرید را نگهداری می‌کنید باید از این روش هم در کنار نگهداری فیزیکی اسناد استفاده کنید.

این روش که اتفاقا بسیار هم مورد استفاده قرار می‌گیرد یک روش بسیار معتبر و استاندارد جهت ردگیری و ثبت تمام خریدها و تراکنش‌های مالی در طول روز است  و به دو صورت دستی و نرم‌افزاری قابل اجراست.

در ادامه هر کدام از این روش‌ها را توضیح می‌دهیم و شما با هرکدام که راحت‌تر بودید  می‌توانید از این به بعد مورد استفاده قرار دهید.

 

روش دستی مستندسازی اسناد خرید

در این روش شما نیاز به یک دفتر معین دارید. اگر با دفتر معین و نحوه‌ی کار با آن آشنا نیستید می‌توانید از لینک زیر توضیحات کاملی در این رابطه بخوانید:

توضیحات کامل مربوط به دفتر معین به زودی

دفتر معین دفتری است که با استفاده ازآن می‌توانید تاریخ، مبلغ و توضیحات مربوط به خریدهای خود را ثبت کنید.

توصیه من این است که در ابتدای هر سال یک دفتر معین که در همه نوشت‌افزار فروشی‌ها موجود است تهیه کنید و تمامی خریدهای روزانه خود را در آن ثبت کنید تا بتوانید یک رد گیری عالی از تمامی پول‌هایی که در طول یک دوره خرج کرده‌اید را داشته باشید.

تا حالا شده پولی دست‌تان بیافتد و بعد از مدتی که اثری از آن باقی نماند از خودتان بپرسید که پول من کجا رفت و چگونه خرج شد؟

و گاهی هرچقدر هم که فکر می‌کنید نمی‌توانید به یاد بیاورید که چگونه آن همه پول را خرج کردید.

بخصوص اگر وضعیت کاری‌تان به گونه‌ای باشد که لازم باشد بابت پولی که خرج کرده‌اید جواب هم پس بدهید.

در این حالت‌ها ثبت تراکنش‌های خرید در یک دفتر معین مشکل را حل می‌کند و شما می‌توانید در هر لحظه تاریخ، مبلغ و توضیحات مربوط به خریدی که داشته‌اید را ببینید.

واقعیت این است که ثبت هزینه‌ها و مشاهده میزانی پولی که در طول روز خرج می‌کنید می‌تواند به شما در مدیریت بهتر هزینه‌ها و ایجاد نگرش درست نسبت به خرید کردن کمک زیادی می‌کند.

روش نرم‌افزاری مستدسازی اسناد خرید

در این روش که البته با روش دستی به لحاظ ماهیت و نوع کارکرد تفاوتی ندارد به جای این که گزارش خریدهای روزانه را به صورت دستی و بر روی کاغذ ثبت کنید از نرم‌افزارهایی که برای این منظور طراحی شده‌اند استفاده می‌کنید.

نرم‌افزارهایی نظیر «هلو» که تحت آندروید است یا «حسابخانه مانی» یا «سحر» که تحت ویندوز هستند و یا «پارمیس» که تحت آندروید و IOS است همگی به صورت رایگان موجود هستند و به راحتی می‌توانید با نصب بر روی گوشی همراه، کامپیوتر یا لپ‌تاپ بعد از هر خرید گزارش آن را در نرم‌افزار وارد کنید.

این نرم‌افزارها توانایی گزارش‌گیری ماهیانه و سالیانه هم دارند و محیط کاربری بسیار ساده‌ای دارند و نیاز به دانستن مفاهیم حسابداری یا مالی ندارند.

اگر بر روی اینترنت یک جستجوی ساده با کلیدواژه «نرم‌افزارهای مالی شخصی» انجام دهید با انواع دیگری از این نرم‌افزارها آشنا می‌شوید.

نوع دیگری از نرم‌افزاهای ثبت گزارش خرید، استفاده از نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده نظیر نرم‌افزار اکسل شرکت مایکروسافت است.

اگر با این نرم‌افزار آشنایی داشته باشید می‌توانید یک فرم مخصوص خود طراحی کنید و هر بار اطلاعات مربوط به خرید روزانه  خود را در آن ثبت کنید.

با این نرم‌افزارها هم می‌توانید گزارش‌های خوبی از میزان خرید ماهیانه یا سالیانه خود بگیرید.

به هر حال صرف‌نظر از این که از چه روشی برای ثبت هزینه‌های روزانه خود استفاده می‌کنید مهم این است که در انجام کارتان مداومت داشته باشید و هر روز هزینه‌های خود را ثبت کنید.

برخی افراد ممکن است با ثبت دستی هزینه‌ها راحت باشند بعضی ممکن است با نرم‌افزارهای نصب شده بر روی گوشی و برخی هم با کامپیوتر یا لپ‌تاپ راحت‌تر باشند هیچ کدام برتری آنچنانی بر همدیگر ندارند مهم نظر شخصی خودتان است و هر کدام را که دوست داشتید می‌توانید استفاده کنید.

افراد حرفه‌ای ثبت روزانه هزینه‌ها و خریدها را به صورت یک عادت درآورده‌اند و همیشه در طول روز مدیریت امور مالی و پیگیری هزینه‌های خود را در نظر دارند و مستندسازی اسناد خرید یکی از مهارتهایی است که آنها در خود بوجود آورده‌اند.

شما هم از همین امروز شروع کنید و با انتخاب یکی از روش‌های ذکر شده به مستندسازی اسناد خرید خود بپردازید.

در درس بعدی با ما  همراه باشید

مطالعه بیشتر

به این مطلب امتیاز بدید

اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی